Réanimer une réunion

imagine-606359_1280Pour rester efficace, le format d’une réunion ne doit pas excéder 2 h 30. Ce qui exige de l’organisateur un ordre du jour concis et un temps de parole maîtrisé. Au-delà, on voit les tables dissimuler les tapoteurs de portables. Placé au centre de la table, l’organisateur peut avoir l’oeil et l’oreille aiguisés. La lassitude qui s’installe s’entend aux soupirs et se voit aux mines qui se referment. Évincer les participants qui n’ont aucune valeur ajoutée. De son côté, le responsable de la réunion arrive à l’heure, ne se fait pas remplacer à la dernière minute. C’est très irritant.

Tenir, animer voire réanimer une réunion révèlent le talent de son instigateur. Je me rappelle certains cadres s’être réjouis de l’arrivée de femmes en réunion. Le boss avait l’habitude de laisser filer la réunion jusqu’à 20 h, sans que personne n’ose lui faire part de l’inconfort ressenti. Concises, pragmatiques et présentes auprès de leurs enfants pour dîner, elles coupaient court aux échanges stériles qui s’éternisaient.

Pour réanimer la présentation, on distribue la parole surtout aux timides, aux plus effacés qui ne la prennent jamais. Deux avantages, on reste concentré au cas où l’on doive répondre à la sollicitation. On peut se faire entendre et enrichir l’échange. On fait intervenir un expert tiers pour exposer l’idée, le concept, le produit. Sa neutralité et son expérience lui permettront d’être mieux entendu, sans parti pris. On recadre les bavards, les brouillons, les approximatifs, avec des formules comme « tu vas nous faire part de ta conclusion », « en synthèse, tu dirais… », « tu nous envoies les éléments complémentaires pour les joindre au compte-rendu ». On stimule la participation avec une question ouverte et des réponses à formuler au bout de quelques minutes, façon brainstorming. Etre acteur permet l’implication, l’adhésion et le relais d’information.

En récompense de tout ça, une levée de séance dans les temps. Un bon organisateur est aussi maître du temps.

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