On ne le répète jamais assez, relire avant d’envoyer son message évite bien des bourdes. Surtout si on manie le copier-coller ou si l’on écrit pour le compte de plusieurs utilisateurs. Mais qu’en est-il de la formule de politesse en fin de mail ? Méfiance, méfiance.
La simplicité de l’outil ne doit pas faire perdre de vue la place ou la position de son destinataire. La frontière pro et perso a tendance à se réduire, on se tutoie, on se tape la bise mais dans nos métiers de communication, savoir rester à sa place, c’est à dire au service de son client, exige une bonne maîtrise des usages de la correspondance.
Mes trucs et astuces
Premièrement, j’enregistre un bloc signature, avec mes coordonnées, précédé d’une formule de politesse basique, par défaut “Cordialement“. C’est la formule passe-partout avec un certain respect. Entre collègues, on peut aller sur la contraction Cdlt, notamment lorsque le mail est envoyé depuis un smartphone. Si l’on a des contacts réguliers et chaleureux avec un client ou un fournisseur, on peut se permettre d’ajouter Bien ou Très cordialement.
Sincères / Cordiales salutations est une formule classique sans prise de risque, quasi équivalente à Cordialement. Alors que Salutations est une formule courte à réserver à des relations plus distanciées, avec un nouveau fournisseur, par exemple.
Salutations distinguées ou Respectueusement sont des formules plus solennelles réservées à des interlocuteurs dont on reconnaît la supériorité sociale ; en interne, son big boss ou le Président de son entreprise et en externe, lorsqu’on s’adresse au décideur ou au financeur d’un projet.
Sincèrement assure la distance et le respect de Cordialement, avec un peu plus de panache ou d’authenticité. Je l’emploie dans le cadre d’une relation professionnelle mature qui s’est nourrie au fil des ans.
A l’inverse, je suis moins fan des formules Amitiés, Amicalement pour les contacts professionnels, sauf si l’on travaille avec quelqu’un issu de son cercle amical. Dans le cas où un contact pro évolue en contact amical, je privilégie une formule plus classique pour les échanges relevant purement du travail.
J’ajuste la fin de mon mail selon la proximité qui me lie au destinataire ou l’objet même du message :
- au plaisir de vous revoir, d’échanger sur vos problématiques, de vous accompagner sur ce projet,
- dans l’attente de votre retour / de vos éléments complémentaires,
- n’hésitez pas à me faire part de vos suggestions, quitte à donner aussi une date butoir s’il y a un planning à respecter (mise en ligne, impression plaquette).
Le bloc signature
Le bloc contact est composé du Prénom (écrit en entier) et du Nom de famille. Je m’agace de les voir placés dans le sens inverse (Nom Prénom). Lorsque le nom de famille est également un prénom, on le distingue en l’écrivant en majuscule.
La deuxième ligne mentionne le titre et des coordonnées téléphoniques (poste fixe et portable pro). Le nom de la société figure généralement dans l’adresse mail. Il est alors superflu de le rajouter.
Dans beaucoup d’entreprises, le bloc contact est normalisé et imposé à tous ses employés par souci d’homogénéité. L’image est ainsi maîtrisée. Travailleur solo ou petite structure, à vous de jouer maintenant.