La digitalisation de la communication interne ne relève plus d’un questionnement : y aller ou pas ? Aujourd’hui, les entreprises se demandent plutôt comment y aller.
L’évangélisation 2.0 porte ses fruits. Peu de nos interlocuteurs en entreprise résistent encore à l’utilisation d’outils numériques. Ils sont marginaux. En matière de communication externe, ça fait belle lurette que les PME sont inscrites dans le sillage des poids lourds en se dotant de vitrines digitales variées : sites web, extranet client, réseaux sociaux, plateforme e-learning, etc. En interne, l’investissement a souvent été repoussé aux temps meilleurs. Sous-entendu, “on n’est pas prêt à investir autant pour nos collaborateurs que pour nos clients”. BIP !
En formation, nous voyons souvent des apprenants très méfiants au regard des outils digitaux dits professionnels. Et ce ne sont pas les plus âgés qui freinent le plus. Bien qu’utilisateurs de Facebook, d’Instagram, de Snapchat, de Periscope & cie, les jeunes (moins de 30 ans) sont parfois fort réticents à leur usage à titre professionnel. Parler d’outils, de communautés, d’audience, de visibilité les hérisse. La digitalisation de la communication interne répond à une exigence de partage rapide d’informations, d’interactivité, d’émulation des équipes et des filiales, de nomadisme des équipes.
1re phase , acculturation
En entreprise, il y a de fortes disparités quant à la connaissance et la pratique du digital. Il est donc important d’envisager une adaptation voire une mise à niveau de chacun avant de porter un projet de communication interne digitale. Pour un client, le meilleur moyen est de passer par une plateforme e-learning, pour un autre, d’utiliser une vidéo dont la réalisation a été confiée à un studio, pour un troisième, c’est le dessin animé en format très court (clip). Chaque culture d’entreprise est différente, il n’y a donc pas de solution unique. Seule la volonté est commune. La mise en oeuvre respecte la sensibilité, la disparité, le budget.
2e phase : communication
Opter un jour que telle ou telle plateforme devienne incontournable en interne est un choix stratégique d’entreprise. Demander aux collaborateurs d’y adhérer, parce qu’on l’a décidé, est un rêve utopique. Tant que le sponsor du projet n’aura mis en place une vraie communication justifiant la raison, la motivation de ce choix et le bénéfice quantitatif / qualitatif attendu, il y aura une forte, longue et coûteuse inertie. Le collaborateur est réticent au changement, mais sensible à l’explication, si tant elle qu’elle existe.
3e phase : innovation
Réfléchir à l’entreprise de demain, à ses besoins, aux optimisations nécessaires mobilise plusieurs directions de l’entreprise. En premières lignes, les RH (recrutement, gestion des absences, qualification des emplois, formation, assistance juridique) et la Communication (photothèque, vidéothèque, Mooc) bien sûr. Ainsi que toutes les autres directions supports qui recourent et enrichissent le contenu des applications. Sans oublier que beaucoup d’initiatives sont portées par les collaborateurs de terrain. Ils deviennent les meilleurs ambassadeurs en interne, aptes à lever un blocage utilisateur ou remonter un dysfonctionnement sur l’application. L’innovation s’accompagne d’information et d’éducation. Ces Super Users sont de véritables boussoles en interne. On apprend mieux auprès d’un collègue qui maîtrise une solution qu’en formation imposée où les apprenants ne sont pas forcément dans de bonnes dispositions.
La digitalisation de la communication interne ne fait pas que des heureux
Et les premiers réfractaires sont les managers. Avec la mise à disposition de ce type de plateforme, ils ne sont plus les seuls détenteurs de l’information. Leurs équipes deviennent plus autonomes et s’affranchissent. Il reste donc un chantier RH / Communication non négligeable : réécrire le rôle de ces responsables, dépossédés de certaines prérogatives.